Selama beberapa dekade, perusahaan besar dihadapkan pada tantangan untuk mengatur volume informasi perusahaan yang disimpan dalam dokumen, baik di atas kertas, file elektronik, database, atau portal perusahaan. Selama tahun 1990-an, konsep “manajemen pengetahuan” mulai berkembang. Tujuannya adalah untuk mengukur dan melestarikan modal intelektual perusahaan.

Pada awal abad kedua puluh satu, tujuan banyak organisasi adalah untuk mencegah informasi ini dihasilkan di atas kertas, tetapi ketidaktahuan awal dengan sistem manajemen dokumen dan ketakutan kehilangan informasi, menyebabkan koeksistensi dokumen kertas dan format elektronik. . Dalam banyak kasus, duplikasi ini menyebabkan perusahaan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola dokumen, yang tentunya berdampak pada keuntungan perusahaan. Selain itu, konten yang disimpan berada dalam pertumbuhan yang konstan dan eksponensial.

Terbukti, perusahaan besar adalah yang pertama menerapkan teknologi yang paling baik memecahkan masalah manajemen dokumen mereka. Mereka mencapai kesimpulan bahwa kunci “manajemen pengetahuan” ditemukan dalam solusi dokumen yang mengidentifikasi informasi, menangkap, dan penyimpanan, untuk dapat mengambil, mendistribusikan, dan bertukar data setelahnya.

Sebuah perusahaan strategis visi

Setelah organisasi menyadari bahwa dokumen mereka perlu disortir dan disimpan dalam urutan yang logis dan terstruktur, baik untuk penggunaan sehari-hari maupun untuk pemulihan berikutnya, jelaslah bahwa ada kebutuhan untuk menerapkan Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan. Tujuan penggabungan sistem ini adalah untuk menyediakan model manajemen dan perangkat lunak yang akan memastikan akses dan ketersediaan informasi untuk meningkatkan produktivitas, modal intelektual, dan pengetahuan mereka.

Manfaat utama bagi perusahaan besar untuk menerapkan Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan dapat diringkas sebagai: informasi perusahaan dapat dibagikan secara efisien dan aman, baik itu terletak di satu atau beberapa lokasi; pengetahuan keseluruhan organisasi dipertahankan, karena data mengalir secara efisien dan lancar; dan ketidakpastian tentang data yang tersedia saat mengelola berbagai versi dokumen diselesaikan.

Implementasi dari para Dokumen Manajemen Sistem Teknologi

Saat melaksanakan proyek manajemen dokumen, baik aspek material maupun imateriil harus diperhitungkan. Di antara yang pertama adalah sumber daya berwujud yang tersedia bagi perusahaan, seperti komputer. Di antara yang terakhir, pertimbangkan sumber daya manusia yang tersedia, pelatihan dokumen dan keterampilan digital. Selain itu, perangkat lunak dan perangkat keras tambahan yang diperlukan harus disertakan dalam biaya penerapan Sistem Manajemen Dokumen. Terakhir, layanan profesional eksternal perlu diperhitungkan, belum lagi jam kerja dedikasi yang akan dikonsumsi oleh pengguna internal dan manajer proyek.

Manajemen dokumen adalah “spesialisasi” yang relatif baru di bidang dokumentasi, dan karena alasan itu, organisasi biasanya tidak memiliki tim khusus yang didedikasikan untuk tugas-tugas ini. Dalam beberapa kasus, fungsi ini ditugaskan ke departemen yang ada; di tempat lain, departemen baru dibuat dan organisasi serta anggaran disesuaikan dengan itu.

Ukuran praktis untuk memastikan implementasi yang paling menguntungkan dari perangkat lunak manajemen dokumen perusahaan adalah pembuatan departemen yang bertanggung jawab secara eksklusif atas tugas yang menuntut ini. Divisi baru ini harus menentukan model baru dari manajemen dokumen dan menentukan alat berbeda yang akan memenuhi persyaratan fungsional dan teknis, dan yang diperlukan untuk integrasi optimal dari perangkat lunak baru. Perencanaan juga sangat penting. Sebuah “rencana aksi” harus dibuat, dan dalam rencana ini, proyek akan menjadi percontohan, menggunakannya sebagai titik awal untuk perluasan masa depan ke seluruh organisasi.

Manajemen perusahaan, peralatan komputernya, karyawan yang bertanggung jawab atas dokumentasi, konsultan dan pengguna akhir adalah protagonis dalam pelaksanaan proyek yang kompleks ini, pendapat masing-masing diperlukan dan penting. Pelanggan perusahaan juga sangat penting karena, karena mereka adalah konsumen informasi, profil mereka dapat berupa campuran aktif dan pasif. Dengan berinteraksi sejak awal dengan dokumen, mereka membuat, menerima, mengelola, dan membutuhkan jumlah yang meningkat.

Koordinasi dan kolaborasi sangat penting di antara semua pemangku kepentingan untuk pengembangan proyek yang benar. Sejak awal, penting untuk menentukan dan menetapkan tanggung jawab dan izin sambil terus melaporkan kepada pihak-pihak yang terlibat.

Pilot Manajemen Dokumen Perusahaan

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan dalam organisasi besar lebih kompleks daripada yang terlihat pada awalnya. Kita harus memperhitungkan ratusan atau ribuan karyawan, puluhan departemen, tempat dan tujuan yang berbeda, dan metode kerja yang berbeda.

Menerapkan solusi perusahaan yang memberikan respons yang memadai dan komprehensif bisa sangat sulit pada awalnya. Oleh karena itu, kita harus memulai dengan proyek percontohan, karena keberhasilan pengelolaan setiap inisiatif adalah mencapai targetnya dalam waktu yang telah ditentukan, sesuai anggaran, dan sesuai dengan standar kualitas yang disepakati.

Sebagai tahap pertama, direkomendasikan untuk menangani proyek percontohan di bidang yang sempit, di mana mereka dapat melakukan semua tugas yang timbul dari penerapan fitur-fitur ini dan menganalisis praktik baik dan buruk untuk masa depan. Di satu sisi, ini memastikan bahwa dokumentasi adalah model optimal yang memilih alat perangkat lunak yang sesuai. Di sisi lain, memastikan bahwa strategi manajemen perubahan dilakukan dengan benar, hal ini mendasar untuk mengatasi ancaman penolakan terhadap tantangan teknologi dan membantu mengekang kecemasan yang dipicu oleh perubahan.

Metodologi untuk penerapan Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan, biasanya berdasarkan manajemen proyek tradisional, harus diarahkan untuk memuaskan organisasi dan pengguna yang menyusunnya, yang perannya harus sesuai dengan status yang lebih aktif.

Mungkin proses transformasi menyiratkan penolakan terhadap perubahan, yang menghalangi desain ulang dokumentasi karena melibatkan cara kerja baru, gaya manajemen baru, dan keterampilan baru. Untuk alasan ini, penting bahwa manajemen memberi tahu staf mereka tentang berbagai tahapan penerapan sistem manajemen dokumen, serta keuntungan yang ingin dicapai.